Ein Datenarchiv ist eine Sammlung älterer Unterlagen zur Aufbewahrung oder Wiederherstellung, nicht für die tägliche Sachbearbeitung.
Das laufende System bleibt klein und schnell, während das Archiv Anträge, Rechnungen oder Nachrichten hält, die Gesetz oder Geschäft noch brauchen.
So funktioniert es
Ein Versicherer verschiebt abgeschlossene Schadensakten nach Fallende ins Archiv, und Prüfer können eine Akte Jahre später noch holen.
Das Personal bearbeitet diese Dateien nicht im täglichen Werkzeug, was eine versehentliche Änderung seltener macht.
Ist das Archiv schlecht geschützt, bleiben alte Kennnummern und medizinische Notizen ein Ziel, lange nachdem die Kundin die Police vergessen hat.
Lässt es sich nicht lesen, kann der Versicherer eine Prüfung verfehlen oder einen Streit über eine frühere Zahlung nicht beantworten.
Konkrete Beispiele
- Eine Bank hält sieben Jahre Kontoauszüge in einem Archiv, das die Schalterkräfte nicht verändern können.
- Ein Krankenhaus lagert Aufnahmen entlassener Patientinnen auf Archivmedien, die eine Forschung nur mit protokollierter Freigabe anfordern kann.
- Ein Shop bewahrt alte Bestellrechnungen im Archiv auf, damit eine Rückbelastung aus dem Vorjahr noch belegbar ist.
Schutzmaßnahmen
- Begrenzen Sie, wer das Archiv lesen darf, und protokollieren Sie jeden Abruf einer abgeschlossenen Akte.
- Prüfen Sie einmal im Jahr, ob eine Stichprobe archivierter Dateien noch aufgeht, einschließlich des Verzeichnisses für eine Prüfung.
- Trennen Sie die Zugangsdaten des Archivs vom täglichen Schadensplatz, damit ein gestohlenes Schalterpasswort nicht jede alte Datei öffnet.
- Wenden Sie das Aufbewahrungsende an, das Sie Kundinnen zugesagt haben, und löschen oder beschränken Sie Dateien, wenn dieses Datum verstreicht.
Verwandte Artikel
Lesende mit Fragen zu Aufbewahrungsakten eines Versicherers öffnen danach Was ist ein Verschlüsselungsschlüssel?.
Im Arbeitsalltag zu Aufbewahrungsakten eines Versicherers gehört auch ein Blick in Was ist ein Passwort?.
Wer Unterlagen zu Aufbewahrungsakten eines Versicherers pflegt, vergleicht sie mit Was sind Rückbelastungen?.