Cloudpostfächer liegen auf der Plattform eines Anbieters und nicht auf einem Postserver, den die Organisation in eigenen Räumen betreibt.
Identität, Weiterleitung und Aufbewahrung werden geteilte Pflichten, weil ein gestohlenes Postfach Ihr Vorfall und der des Anbieters ist.
So funktioniert es
Beschäftigte lesen Post von vielen Geräten, deshalb zählen Anmelde Stärke und Geräteerwartung mehr als der Ort des Servers.
Eine verpasste Einstellung, etwa offene Weiterleitung oder ein altes Protokoll, kann jede Nachricht still an eine außenstehende Person kopieren.
Behandeln Sie die Anbieterkonsole als privilegiertes System mit wenigen Administrierenden, protokollierten Änderungen und offline liegenden Wiederherstellungscodes.
Wenn Sie einen Anbieter verlassen, müssen Sie wissen, wie Sie Post exportieren und Löschung belegen, statt anzunehmen, der Vertrag erledige das.
Konkrete Beispiele
- Eine Mitarbeiterin legt eine Weiterleitung an eine externe Adresse an, und monatelang gehen Rechnungen hinaus, bevor jemand die Regel prüft.
- Ein Passwort eines gemeinsamen Postfachs steht in einem Ticket, und mehrere Personen können als Finanzadresse senden.
- Ein Regionsausfall beim Anbieter stoppt Vertragsverhandlungen, bis der Ersatzkanal aus dem Fortführungsplan genutzt wird.
Schutzmaßnahmen
- Verlangen Sie starke Anmeldung und Hinweise auf neue Weiterleitung, Stellvertretung und Export für jedes Postfach mit Zahlungsbezug.
- Begrenzen Sie, wer die Anbieterkonsole verwalten darf, und prüfen Sie diese Liste, wenn Beschäftigte die Rolle wechseln.
- Schalten Sie alte Zugangsarten ab, die Sie nicht brauchen, und notieren Sie den geschäftlichen Grund für jede Ausnahme.
- Schreiben Sie Export und Aufbewahrung in den Vertrag und testen Sie eine Wiederherstellung, bevor Sie sie wirklich brauchen.