E-Mail-Archivierung bewahrt Nachrichten über den laufenden Postfachbetrieb hinaus in einer durchsuchbaren und unveränderten Form auf.
Sie dient Nachweis, Aufbewahrung und der Entlastung der täglichen Postfächer.
Ein Archiv ist kein Backup, weil es einzelne Nachrichten auffindbar halten soll und nicht nur eine Wiederherstellung ganzer Systeme.
Bedeutung der E-Mail-Archivierung
Die Bedeutung liegt in Pflichten zur Aufbewahrung und in der Fähigkeit, im Streit eine bestimmte Nachricht wieder vorzulegen.
Beides scheitert, wenn Beschäftigte die einzige Kopie in privaten Ordnern halten.
Konformität mit Vorschriften
Konformität mit Vorschriften verlangt, dass bestimmte Nachrichten für eine festgelegte Dauer vollständig und unverändert bleiben.
Das Archiv muss belegen können, dass eine Nachricht seit der Ablage nicht stillschweigend geändert wurde.
Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten
Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten bedeutet, relevante Nachrichten gezielt zu finden und in einer nachvollziehbaren Form herauszugeben.
Dafür brauchen Archiv und Suche ein Protokoll, wer wann welchen Bestand eingesehen hat.
So funktioniert die E-Mail-Archivierung
Technisch werden Nachrichten aus dem laufenden System übernommen, indexiert und so abgelegt, dass Inhalt und Metadaten später wieder zusammenpassen.
Der laufende Mailserver muss dafür nicht jede alte Nachricht im Tagesbetrieb tragen.
Datenextraktion
Datenextraktion übernimmt Nachrichten und ihre Anhänge aus Postfächern oder aus dem Transportweg in den Archivbestand.
Vollständigkeit heißt, dass auch Kopfzeilen und Anhänge mitkommen, nicht nur der sichtbare Text.
Datenindexierung
Datenindexierung macht Absender, Empfänger, Zeit und Inhalt durchsuchbar, ohne die archivierte Nachricht dafür zu verändern.
Eine Suche ist nur so gut wie der Index, der nach der Extraktion aufgebaut und gepflegt wird.
Vorteile der E-Mail-Archivierung
Der Nutzen zeigt sich in schlankeren Servern und in geringerem Aufwand für das Wiederfinden alter Vorgänge.
Beides setzt voraus, dass das Archiv selbst gesichert und erreichbar bleibt.
Verbesserte Serverleistung
Verbesserte Serverleistung entsteht, wenn alte Nachrichten den täglichen Speicher und die Suche im Postfach nicht mehr belasten.
Der Mailserver bearbeitet dann vor allem aktuelle Post, während das Archiv die Historie trägt.
Geringere IT-Kosten
Geringere IT-Kosten folgen, wenn teurer Postfachspeicher nicht mit jahrelanger Post gefüllt wird und wenn Auskünfte nicht von Hand in einzelnen Postfächern gesucht werden.
Dem gegenüber stehen die Kosten für das Archiv selbst, die in der Rechnung sichtbar bleiben müssen.
Fazit
E-Mail-Archivierung lohnt sich, wenn Aufbewahrung, Auffindbarkeit und Entlastung des Tagesbetriebs zusammen geplant werden.
Ein volles Postfach ohne Nachweis und ein Archiv ohne Suche erfüllen jeweils nur die Hälfte der Aufgabe.